Historiquement, les organismes de financement demandaient une feuille d’émargement. Depuis 2017, le mot « feuille d’émargement » a été remplacé par « attestation d’assiduité ». Un décret modifie les autorisations liées à l’émargement pour les organismes de formation. C’est ce décret 2017-382 qui ouvre la porte à la feuille de présence numérique.
Le 21 décembre 2018, un nouvel arrêté est publié. Il fait référence au certificat de réalisation, document uniformisé pour l’ensemble des financeurs de la formation professionnelle. Un modèle de certificat de réalisation est disponible sur le site du gouvernement.
SoWeSign s’est adapté pour permettre aux organismes de formation de générer des certificats de réalisation numériques en fin de cycle. Ce document, basé sur la confiance, sert à fluidifier les échanges entre les organismes de formation et les financeurs.
Pour gérer les feuilles de présence papier, vous deviez extraire la liste des apprenants, des formateurs, des séances, etc. L’imprimer, faire passer la feuille pour chaque formation, faire signer les apprenants, récupérer la feuille d’émargement parfois perdue, la scanner puis l’envoyer aux organismes financeurs.
En cas de problème sur les signatures : oubli, défaut, signature mal faite, signature d’un apprenant qui dépasse sur la case d’un autre, etc. Il était alors nécessaire que l’apprenant soit présent physiquement pour lui faire signer à nouveau.
Comment fonctionne l'émargement numérique ?
Grâce à l’émargement digital, toutes ces contraintes sont levées. Des échanges quotidiens avec votre ERP de gestion de la formation permettent de récupérer : apprenants, formateurs, séances, sessions, lieux, etc. Si votre centre de formation ne dispose pas d’ERP, des fichiers d’échange Excel ou Google Sheets fournis par SoWeSign vous permettent d’injecter vos données.
Les apprenants et formateurs signent alors en temps réel depuis leurs applications. Le rattrapage de signatures peut également être fait depuis ces applications. Des portails web leur permettent également d’utiliser la solution depuis n’importe quel périphérique sans nécessiter d’installation.