Le groupe STEF Espagne : une transformation digitale réussie avec SoWeSign

SoWeSign accompagne vos filiales espagnoles avec un module dédié à la gestion imposée par FUNDAE. Cette entité étatique a la charge exclusive du financement public des formations professionnelles en Espagne, avec des enjeux financiers se chiffrant en millions d'euros pour vos filiales, et impose des gestions administratives très lourdes pour octroyer ces fonds publics.

FUNDAE impose de déclarer sur sa plateforme les données exhaustives de chaque formation, avec un système de calcul des coûts complexe, basé sur la législation locale pour les montants finançables. Pendant la formation, FUNDAE impose non seulement de recueillir les feuilles d'émargement, mais aussi de délivrer des diplômes, certificats, questionnaires et reçus. Ces documents doivent être stockés pendant 4 ans et présentés en cas d'inspection, sous peine de voir les financements annulés.

Avec son module dédié, SoWeSign digitalise et automatise l'intégralité de la gestion imposée par FUNDAE dans un processus agile unique sur le marché, permettant des gains de temps considérables et une rationalisation des ressources de formation vers des tâches à plus forte valeur ajoutée. Découvrez le témoignage de la filiale espagnole de notre client historique STEF :

Le choix de notre solution

Ce besoin est apparu chez nous, comme pour de nombreuses entreprises qui gèrent des formations, et en particulier pour la gestion des formations avec financement public. La quantité de documents à traiter et de gestion à réaliser pour recevoir le financement des formations a été un véritable défi. L’important volume de formations a également impulsé notre besoin d’avoir une plateforme pour optimiser ce processus. C’est ce qui nous a poussés à contacter SoWeSign pour qu’ils nous accompagnent dans ce processus de digitalisation.

L'intégration SoWeSign-Cornerstone : des bénéfices pour la gestion des données FUNDAE 

En prenant de la hauteur et en comparant à il y a 8 mois, SoWeSign nous a d’abord apporté de l’efficacité. C’est une solution qui se synchronise et échange des données avec notre LMS Cornerstone. Nous n’avons plus à répéter le processus deux fois ; toutes les données incorporées dans Cornerstone sont synchronisées dans SoWeSign et vice-versa.

Ensuite, SoWeSign nous apporte beaucoup de rigueur. Comme vous le savez, le processus de financement des formations est très rigoureux et exhaustif, nécessitant la signature de nombreux documents. Cette solution est totalement adaptée aux obligations légales de FUNDAE et nous a apporté une grande automatisation en générant toute la documentation de manière automatique : feuilles d’émargement, questionnaires, diplômes, certificats. De plus, elle consolide toute la documentation en la stockant sur la plateforme de SoWeSign.

Enfin, le point le plus important : les économies. Non seulement nous économisons du papier, puisque toutes les liasses papiers requises sont réduites à zéro, mais aussi en termes de gains de temps. Le temps que nous prenions auparavant à traiter et à contrôler cette documentation est maintenant réduit à zéro, et nous en sommes très satisfaits.

Un accompagnement clé pour une implémentation réussie 

Le facteur clé de succès a été l’accompagnement de SoWeSign durant tout le processus. Comme dans tout processus d’implémentation et étant une solution technologique avancée, il est important d’avoir un accompagnement et un support très réactif au niveau technique. S’il y a un problème, il faut pouvoir le résoudre sur le moment.

Adopter le changement : une transition en douceur 

Nous avons pu compter sur l’appui de SoWeSign, qui, au niveau technique, nous a offert un support remarquable. Leur orientation de service, en donnant des solutions de manière très agile et adaptée à nos besoins, a été très précieuse. L’outil est très intuitif et simple d’utilisation, et il n’est pas nécessaire d’avoir de grandes compétences digitales. Cependant, il est important qu’il y ait également un accompagnement de proximité pour s’adapter à tous les profils.

En conclusion, notre collaboration avec SoWeSign a été extrêmement positive, et leur solution a répondu à toutes nos attentes en termes d’efficacité, de rigueur et d’économie.