Qu’entend-on par émargement et pourquoi est-ce essentiel pour vos formations  ?

L'émargement est une étape essentielle dans les parcours de formation professionnelle mais reste souvent perçu comme une tâche fastidieuse. Chez SoWeSoft, nous avons fait de l'émargement l'un de nos piliers stratégiques afin de transformer cette contrainte administrative en une opportunité d'optimisation et de simplification.

Dans cet article, nous allons découvrir ce qu'est l'émargement, pourquoi il est crucial, et comment une solution dédiée peut révolutionner votre expérience de formation pour vos stagiaires mais également pour vos collaborateurs ! 

L'émargement est le processus de collecte des signatures des participants à une formation, attestant de leur présence. Il s'agit d'une exigence légale et administrative pour de nombreuses formations, notamment celles financées par des fonds publics ou dans le cadre de la formation professionnelle continue. Traditionnellement réalisé sur papier, l'émargement peut rapidement devenir une tâche chronophage et sujette aux erreurs. 

• Gestion manuelle : les feuilles de présence, jusqu’alors en papier sont sujettes à la perte, aux erreurs de saisie et demandent en outre un temps considérable pour être compilées et vérifiées. 

• Conformité légale : faire une veille et adapter sa méthodologie d’émargement pour respecter les exigences légales peut être complexe et stressant. 

• Manque de traçabilité : en cas de litige ou d'audit, mobiliser ses collaborateurs afin de retrouver et vérifier les informations d’assiduité peut s’avérer compliqué en cas de fortes volumétries de formation. 

Comme toutes solutions numériques, une fois le temps d’adaptation et d’adoption réalisé, une solution d'émargement numérique offre de nombreux avantages pour les organismes de formation et les stagiaires :

• Simplification et Gain de Temps

Avec SoWeSoft, l'émargement est automatisé. Les participants peuvent signer électroniquement via une tablette ou leur smartphone, rendant le processus rapide et sans papier. Les données sont immédiatement disponibles, éliminant le besoin de saisie manuelle et de stockage physique.

~ Selon une étude de l'Association for Talent Development (ATD)¹, les entreprises utilisant des solutions numériques pour la gestion de la formation mesurent une réduction de 40 % du temps passé sur les tâches administratives.

• Conformité et exigences légales

Les signatures électroniques sont sécurisées et horodatées, offrant une preuve incontestable de la présence (ou de l’absence) des stagiaires. Cela simplifie grandement les audits et les contrôles de conformité.

~ Un rapport de MarketsandMarkets² prévoit que le marché des solutions de conformité automatisées augmentera de 13,4 % pour atteindre 34,5 milliards de dollars d'ici 2025, montrant une tendance forte vers la digitalisation des processus administratifs.

• Traçabilité et accessibilité

Toutes les informations relatives à l'émargement sont centralisées et accessibles en temps réel via une plateforme en ligne. En cas de besoin, il est facile de retrouver et de vérifier les données, ce qui améliore la transparence et la traçabilité.

~ Une enquête de Deloitte³ indique que 94 % des entreprises ayant adopté des solutions de gestion numérique constatent une amélioration significative de la traçabilité des données.

• Expérience stagiaire maîtrisée

Pour les stagiaires, la solution d'émargement de SoWeSoft offre une expérience fluide et moderne. Fini les longues attentes pour signer des feuilles de présence en papier. Tout se fait rapidement, permettant aux participants de se concentrer sur l'essentiel : leur formation.

~ Une étude de PwC⁴ révèle que 80 % des participants préfèrent des processus de formation numérisés pour leur rapidité et leur efficacité.

• Un écosystème dans lequel s’intégrer

Une solution d'émargement utile à votre organisation doit s'intégrer avec d'autres outils de gestion de formation afin de créer un écosystème harmonisé. Que ce soit pour la gestion des plannings, des inscriptions ou des évaluations, il est préférable que tout soit centralisé et interconnecté pour offrir une vue d'ensemble claire et cohérente.

~ L'intégration de solutions numériques peut augmenter l'efficacité opérationnelle de 20 à 30 %, selon une étude de McKinsey⁵.

L'émargement ne doit plus être vu comme une contrainte, mais comme une opportunité de moderniser et d'optimiser vos processus de formation. Avec SoWeSoft, transformez cette tâche administrative en un atout stratégique. Simplifiez la gestion, assurez la conformité, et offrez une expérience de formation améliorée pour vos stagiaires. 

Références

¹ Association for Talent Development (ATD), source.

² MarketsandMarkets, source.

³ Deloitte, source.

⁴ PwC, source.

⁵ McKinsey, source.